En un mundo cada vez más acelerado, donde cada segundo cuenta, la transformación digital ha llegado también a uno de los procesos más críticos para las empresas: la gestión de cobranzas. Herramientas como la inteligencia artificial (IA) y la gamificación están reescribiendo las reglas del juego, ofreciendo a las organizaciones mayor eficiencia en la recuperación de cartera y una nueva forma de conectar con sus clientes.

Según Fernando Riedel, especialista en Voz y Colaboración de Cirion Technologies, la adaptación de estos cambios en el sector de cobranzas es urgente, ya que permite a las empresas optimizar tiempo y mejorar su rentabilidad: «En los centros de contacto, recuperar 30 segundos por interacción puede convertirse en años de eficiencia acumulada. Ahí es donde comienza la verdadera transformación”.

Junto con la adopción de nuevas herramientas tecnológicas, también está el desafío de mejorar la experiencia del cliente y entender de forma específica sus perfiles y necesidades. «Las nuevas generaciones, por ejemplo, buscan otras formas de atención. No recordarán exactamente lo que les dijimos, pero sí cómo los hicimos sentir.», dice Riedel.

De contactar a conectar: entendiendo el nuevo perfil del cliente deudor

Hoy en día, tanto en Ecuador como en la región, el cliente deudor exige una experiencia ágil, personalizada y, sobre todo, emocionalmente inteligente. De acuerdo con Riedel, canales digitales como WhatsApp se consolidan como el medio favorito no solo entre jóvenes, sino también entre adultos mayores, lo que obliga a las organizaciones a adaptar su estrategia según cada segmento.

Una estrategia de cobranza realmente efectiva inicia con una segmentación precisa: por edad, tipo de deuda, historial de pago, canal favorito y predisposición a interactuar. Las encuestas como CES, C-SAT y NPS permiten entender estos comportamientos.

Es importante entender que no todos los deudores necesitan el mismo nivel de atención. Algunos casos pueden resolverse con un mensaje de voz automatizado o un chatbot simple. Otros, requieren agentes entrenados, bots más sofisticados o incluso inteligencia artificial que permita personalizar la conversación.

Gracias a estas tecnologías, es posible: contactar al cliente por su canal ideal, con menor fricción; disminuir los costos operativos; e, incrementar la tasa de recuperación de cartera en hasta un 30%. Como explica Fernando Riedel: “Hay clientes que quieren que los contactes solo por WhatsApp, y que les des una solución rápida, sin explicaciones. Otros, requieren un trato más formal, más guiado. El éxito está en respetar esas diferencias y tener la tecnología para adaptarse a cada perfil.” Los clientes prefieren “canales específicos para temas específicos”, entender esto a través de VoC (la voz del cliente) e implementarlo rápidamente, es la clave para lograr la diferencia en la calidad del servicio ofrecido.

Tecnologías que optimizan el tiempo de los agentes

En la gestión de cobranzas, el tiempo del agente es uno de los recursos más valiosos. No solo por el costo que representa, sino porque su verdadero aporte está en resolver casos complejos, negociar con clientes sensibles y ofrecer un toque humano que los sistemas automatizados no pueden replicar.

Por eso, liberar a los agentes de tareas repetitivas y operativas es clave para mejorar su desempeño y, al mismo tiempo, elevar la calidad del servicio. Cirion Technologies a través de las aplicaciones de Collab, ha desarrollado una serie de herramientas que hacen exactamente eso: ahorrar tiempo en cada interacción sin sacrificar la personalización ni la eficiencia. Entre las principales soluciones destacan:

• Automatización de tareas simples con asistentes virtuales (Bots y IVR): hasta un 25% de las interacciones repetitivas pueden ser resueltas sin intervención humana, lo que reduce llamadas a los agentes y permite respuestas 24/7.
• Asistencia en vivo para agentes: durante una llamada, la IA puede analizar la conversación en tiempo real y sugerir respuestas o acciones al agente, lo que reduce el tiempo de atención en un 25%, mejora la resolución en el primer contacto (+15%) y eleva la satisfacción del cliente.
• Resúmenes automatizados: tanto al inicio como al cierre de la interacción, la IA genera un resumen del historial y de los acuerdos alcanzados, lo que puede reducir hasta un 20% del tiempo operativo del agente y mejorar la calidad del registro.
• Acceso más rápido a la información: la IA busca y filtra datos en múltiples sistemas, evitando que el agente tenga que navegar entre plataformas para dar una respuesta.

En la actualidad, la adopción de estas nuevas tecnologías está tomando mayor fuerza. Según Gartner, en su informe «Revolutionize Customer Service with GenAI», el 30% de las empresas a nivel global ya han implementado asistentes virtuales en el área de servicio al cliente o están en fase de implementación; mientras que un 45% tienen previsto adoptarlo este año.

Gamificación: motivar para una mejor gestión

La motivación del equipo de cobranzas es clave en este nuevo modelo. A través de la plataforma de gamificación dentro del ecosistema de Cloud Contact Center, Cirion Technologies permite premiar el buen desempeño de los empleados de los contact center: adherencia a protocolos, calidad en la atención y resultados positivos en el análisis de sentimientos de las llamadas.

La gamificación, que incorpora mecánicas de juego a temas laborales, transforma el trabajo en un entorno más dinámico, competitivo y humano, impulsando la productividad y reduciendo la rotación del personal.

La fórmula ganadora

La transformación de la cobranza no solo se mide en eficiencia, sino también en experiencia. Como explica Riedel, el verdadero círculo virtuoso surge de la combinación de:

UX + CX + EX = BX

• UX (User Experience): diseño intuitivo y amigable.
• CX (Customer Experience): atención centrada en el cliente, rápida y empática.
• EX (Employee Experience): agentes motivados, capacitados y empoderados.

La suma de estas tres dimensiones genera una Brand Experience (BX) es decir, una experiencia de marca sólida y memorable, que impacta directamente en la percepción y lealtad del cliente.

En la nueva era de la transformación digital, automatizar procesos no significa deshumanizar la relación. Al contrario, permite liberar tiempo para que los agentes humanos se enfoquen en lo que realmente importa: construir relaciones de valor.

Con soluciones como las de Cirion Technologies, las empresas no solo recuperan cartera vencida de manera más eficiente, sino que también ganan algo aún más valioso: la confianza y preferencia de sus clientes.